X
 

PR.08 Belgelendirme Prosedürü

1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı; yönetim sistemi belgelendirme sürecinde başvuruların alınması, değerlendirilmesi, denetim sonucunun değerlendirilmesi, belge almaya hak kazanan kuruluşların belgelerinin düzenlenmesi ve teslim edilmesi, belgenin kullanılması, belgenin sürdürülmesi, belgenin askıya alınması ve geri çekilmesi aşamalarında uygulanacak yöntemleri belirlemektir
2. TANIMLAR
Belgelendirme Komitesi
: Belgelendirme Müdürü ve ilgili denetim sürecinde görev almamış, çıkar çatışması bulunmayan, belgelendirilen kuruluşun EA kodu konusunda yeterlilik sahibi bir veya daha fazla Denetçi/ Baş denetçi /Teknik Uzman’dan oluşan komitedir. IQM Belgelendirme adına sistem belgeleri ile ilgili raporları ve evrakları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir.
Denetim Ekibi: Belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak, kuruluşların yönetim sistemini, ilgili standartlara göre inceleyip değerlendirmek üzere atanmış, IQM Belgelendirme denetim görevlileri arasından seçilen, IQM Belgelendirme çalışma esaslarına uygun olarak görev yapan ve geçici olarak teşkil edilen ekiptir. Denetim ekibindeki görevlilerin sayısı, kuruluşun büyüklüğüne, ürün, proses çeşitliliğine ve ilgili standarda göre değişebilir. Gerek görülen durumlarda, sektör ile ilgili bir teknik uzman, denetim ekibi içinde yer alabilir.
Uygunsuzluk: Yönetim Sistemi şartlarından bir tanesinin veya daha fazlasının eksikliği veya uygulanamaması veya sürdürülememesi veya mevcut objektif kanıtlara göre kuruluşun sağlayacağı kalite konusunda önemli oranda şüphe doğuran bir durum.

Majör (Büyük) Uygunsuzluk: Yönetim sisteminin istenen sonuçlara erişim kabiliyetini etkileyen uygunsuzluk. Aşağıdaki durumlarda uygunsuzluklar büyük olarak sınıflandırılabilir;
   Mevcut etkin proses kontrolü üzerinde (veya ürün/proseslerin belli şartları karşılamalarında) önemli bir şüphe varsa,
   Aynı bir standart şartı veya aynı hususla ilgili belli sayıda küçük uygunsuzluğun tespit edilmesi ve bunun sistematik bir hatayı işaret etmesi.
Minör (Küçük) Uygunsuzluk: Yönetim sisteminin istenen sonuçlara erişim kabiliyetini etkilemeyen uygunsuzluk.
Gözlemler: Denetim ekibinin bir sonraki denetime de yardımcı olması amacıyla belgelendirmeye esas Yönetim Sistemi ile ilgili olumlu veya olumsuz yazılı görüşlerdir.
Birleşik tetkik: Bir müşterinin iki veya daha fazla yönetim standardlarının şartlarına göre birlikte tetkik edildiği tetkiktir.
Entegre tetkik: Bir müşterinin iki veya daha çok yönetim sistemi standardları şartlarının tek bir yönetim sistemi içine entegre edilmiş uygulamasının, bir standarddan daha fazlasına göre yaptığı tetkiktir.
Ortak tetkik: Tek bir müşterinin tetkikinin, iki veya daha fazla belgelendirme kuruluşunun birlikte yaptığı tetkiktir.

3.İLGİLİ DOKÜMANLAR

PR.07 Denetim Planlama ve Gerçekleştirme Prosedürü
PR.05 Komite Prosedürü
PR.01 Doküman ve Kayıt Kontrol Prosedürü
TL.03 Denetim Süreleri Belirleme Talimatı
FR.01 Belgelendirme Başvuru Formu
FR.02 Başvuru Gözden Geçirme Formu
FR.03 Belgelendirme Teklifi
FR.04 Belgelendirme Sözleşmesi
FR.13 Sistem Sertifikası
FR.19 Belgeli Müşteri Değişiklik Kontrol Formu
FR.60 Transfer Gözden Geçirme Formu
FR.15 Askı Bildirimi
FR.16 İptal Bildirimi
LS.13 Belgeli Kuruluşlar Listesi
TÜRKAK R40.01, IAF MD 2

  1. < >İlk Belgelendirme Başvurusu
    1. < >Belgelendirme Başvurularının Alınması
      Belgelendirme başvuruları, FR.01 Belgelendirme Başvuru Formu ile şahsen veya elektronik ortamda (faks, e-mail veya www.iqm.com.tr  web sitesi üzerinden alınır. Belgelendirme başvurusu yapan firmanın hesaplamaya etki eden özellikleri başvuru formu ve ekleri ile alındıktan sonra başvuru değerlendirme aşamasına geçilir. Başvuru detayları PR.07 Denetim Planlama ve Gerçekleştirme Prosedürü” nde detaylandırılmıştır.
    2. Başvuruların Gözden Geçirilmesi
      Gelen tüm başvurular öncelikle Planlama Sorumlusu tarafından ön incelemeye alınır. Bu inceleme başvuru formunun eksiksiz doldurulmuş olması ve talep edilen ticari ve diğer evrakların kontrolüdür. Bu aşamada eksiklik söz konusu ise kuruluşun başvuru bilgilerinin ve/veya evraklarının tamamlanması sağlanır. Planlama sorumlusu tarafından yapılan incelemeler Belgelendirme Müdürü tarafından incelenerek onay verilir. Planlama sorumlusu ve belgelendirme müdürünün teknik yeterliliğinin olmadığı özel durumlarda dışarıdan teknik görüş alınır.
    3. Denetim (Belge) Kapsamının Belirlenmesi
Kapsam;
  • Açık, anlaşılır ve ürün/hizmeti tanımlayacak şekilde olmalı ve ayrıca ilgili NACE kodlarını (Ref. TÜRKAK R40.01) yansıtacak ifadeler taşımalıdır. Kapsam ne çok genel ne de çok özel olmalıdır. Firmanın pratikte yaptığı işi yansıtmalıdır.
  • Denetlenebilir olmalıdır.
  • Belgelendirme, iş karakteristiği, organizasyonun kendisi, lokasyonu, varlıkları ve kullandığı teknoloji bağlamında kuruluşun BGYS’ nin denetiminin kapsamında ve sınırlamaları dahilinde olmalıdır.
  • Kuruluşun bilgi güvenliği risk değerlendirmesinin ve risk karşısındaki davranışının ISO/IEC 27001’in BGYS standardının kapsamını içeren aktivitelerle uyumlu olmalıdır. Buna ilişkin ifadelerin BGYS ve uygulanabilirlik beyannamesinde açıkça yansıtılmalıdır.
  • Belgelendirme prosesi süresince teyit edilmelidir.
  • Kuruluşun ilk başvuruda kapsamın doğru tanımlanmasına dikkat edilmelidir.
  • Kuruluşun ihtiyacını karşılamalıdır.
  • Denetim kaynakları kapsamı içermelidir.
  • Firma için varsa dış kaynaklı proses, hariç tutulan proses dikkate alınmalıdır.
Kapsam kontrolünün yapılması gereken aşamalar;
  • Başvuru aşamasında, firma ile görüşülerek, web sitesi vs. incelenerek
  • 1.Aşama
  • Belgelendirme denetimi açılış ve kapanış toplantılarında
  • Belgelendirme denetimi esnasında
  • Karar süreçlerinde (belgelendirme, sürdürme, yenileme, askı-iptal, kapsam genişletme),
  • Gözetim ve belge yenileme denetimlerinde
    Kapsam kontrolü müracaat aşamasında Planlama Sorumlusu ve Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır.
    1. Teklif/Sözleşme Verilmesi
Başvurunun, Planlama Sorumlusu tarafından yapılan gözden geçirme ve Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilen onay sonucunda, FR.02 Başvuru Gözden Geçirme Formu Planlama Sorumlusu’ na verilir. Planlama Sorumlusu FR.02’ yi baz alarak FR.03 Belgelendirme Teklifi ve FR.04 Belgelendirme Sözleşmesini hazırlar. Sözleşme Genel Müdür tarafından imzalanır ve iki nüsha olarak kuruluşa gönderilir ve ıslak imzalı olarak kuruluşun dosyasında bir kopya bırakılır. Teklif ve sözleşme kabul edildikten sonra resmi süreç başlamış olur.
Sözleşme onay tarihi itibari ile Aşama1 (saha) 6 ay içinde kuruluş tarafından kabul edilmez veya Aşama1 den (saha veya masa başı) itibaren 6 ay içinde belgelendirme denetimi kuruluş tarafından kabul edilmeyerek ertelenir ise kuruluşun başvurusu / sözleşmesi iptal edilir. Başvurusu düşen kuruluşun müracaat etmesi durumunda, yeni müracaat olarak değerlendirilir.
  1.  Özel Denetimler
    Özel denetimler PR.07 Denetim Planlama ve Gerçekleştirme Prosedüründe detaylandırılmış olmakla birlikte aşağıda özet olarak tanımlanmıştır.
    1. Transfer Denetimi
      Akredite belgelerin transferi sadece IAF MLA (karşılıklı tanınma anlaşması) üyesi bir akreditasyon altında olması durumunda gerçekleştirilir. Aksi durumda başvuru ilk belgelendirme başvurusu olarak ele alınır. Transfer denetimler için IAF MD 2 ' de verilen kurallar geçerlidir.
    2. Kapsam Genişletme veya Kapsam Daraltma
FR.19 Belgeli Müşteri Değişiklik Kontrol Formu ile gelen kapsam genişletme ve daraltma talepleri Belgelendirme müdürü tarafından incelenerek Planlama sorumlusu tarafından planlama yapılır.
  1. Adres Değişikliği
Kuruluşun adresinde değişiklik olması durumunda, FR.04 Belgelendirme Sözleşmesi şartları gereğince IQM Belgelendirme' ye bilgi vermek ve adres değişiklik talebinde bulunmak zorundadır. Bu talep FR.19 Belgeli Müşteri Değişiklik Kontrol Formu ve adres değişikliğini destekleyen ticari evraklar ile yapılır. Adres değişikliğine ilişkin gözden geçirme Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilir ve firma proseslerini ve fiziki şartlarını doğrudan etkileyen adres değişiklikleri için denetim planlanması talep eder. Firmanın belgelendirmeye konu faaliyetlerinin adres değişikliğinden etkilenmeyeceği durumlarda denetim yapılmadan istenen değişiklikle ilgili bilgiler Belgelendirme Müdürünün değerlendirme neticesinde yeni belge düzenlenme/düzenlememe kararı alınır.
  1. < >www.iqm.com.tr web adresinde erişilebilir hale getirilmiştir.
    IQM Belgelendirme’ye yapılan şikâyetleri araştırmak için, İtiraz ve Şikayet Komitesi’nde değerlendirmesi sonucunda alınan karara göre kısa süreli bir denetimler gerçekleştirilebilir. Bu gibi durumlarda; hangi şartlarda kısa süreli ziyaretlerin gerçekleştirileceğine dair bilgiler FR.04 Belgelendirme Sözleşmesi ile kuruluşa bildirmekte ve bu ziyaretler için önceden haber verilmektedir.
  2. Unvan Değişikliği
    Eğer firmanın resmi statüsü değişmişse hizmet sözleşmesi yenilenir. Değişiklik kontrol formu ile gelen başvuru belgelendirme müdürü tarafından değerlendirilir.
  3. DENETİMLERİN PLANLANMASI
Denetimlerin planlanması, PR.07 Denetim Planlama ve Gerçekleştirme Prosedürü doğrultusunda gerçekleştirilir.
  1. Denetimlerin Gerçekleştirilmesi
    Denetimlerin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, PR.07 Denetim Planlama ve Gerçekleştirme Prosedürü doğrultusunda gerçekleştirilir.
  2. < >Denetim Raporu,
  3. Varsa, Uygunsuzluk/Düzeltici Faaliyet Form(lar)ı,
  4. Varsa, Gözlemler, denetime ilişkin kayıtlar ve ekleri,
  5. Başvuru bilgilerinin teyidi,
  6. Varsa, belgelendirme ile ilgili tavsiye.
    1. Belgenin Düzenlenmesi
  7. Yapılan denetimler sonucu, yönetim sisteminin ilgili standart şartlarına uygunluğunun tespiti ve IQM Belgelendirme Komitesinin olumlu kararı ile belge almaya hak kazanır
    Planlama Sorumlusu, belge almaya hak kazanan kuruluşun belgelerinin hazırlanmasını organize eder. Planlama sorumlusu tarafından kontrol edilerek Genel Müdür tarafından imzalanır.
    Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:
    • Yönetim sistemi, belgelendirilen kuruluşun adı, coğrafi konumları (veya merkezinin ve çoklu belgelendirme kapsamı içerisinde yer alan her bir sahanın coğrafi konumları)
    • Belgenin ilk yayın tarihi, yayın tarihi, bitiş veya yenileme tarihleri,
    • Yeniden belgelendirme döngüsüyle tutarlı geçerlilik bitiş tarihi,
    • Belge Numarası,
    • Belgelendirilmiş kuruluşun denetiminde kullanılan standart ve/veya kurallar zinciri dokümanının, yayın veya revizyon numarası,
    • Belgelendirme kapsamı,
    • ISO 27001 belgeleri için SQA/Rev: bilgisi yazılır,
    • IQM Belgelendirme’ nin adı, adresi ve logosu, TÜRKAK logosu (akredite olunan EA kodunda ise)
    • Belgelendirmede kullanılan standart veya kurallar zinciri dokümanının gerektirdiği diğer bilgiler,
    • Önceki dokümanlardan revize edilen dokümanların ayırt edilmesi yoluyla belgelendirme dokümanının basımı veya revize edildiği bilgisi
      Çok işletmeli kuruluşların belgelerinde, belgelendirmesi uygun görülmüş bütün işletmelerin adresleri, üzerinde veya belge ekinde belirtilebilir.
      Belgelerin numaralandırılması, PR.01 Dokuman ve Kayıt Kontrol Prosedürü doğrultusunda yapılır.
      Düzenlenen belgeler, Belgelendirme Müdürü koordinasyonunda, Genel Müdür tarafından imzalanır, IQM Belgelendirme’ de arşivlenmek üzere bir belge taraması alınır.
      Belgelerde, “İlk Yayın Tarihi” olarak, belgelendirme karar tarihi yazılır. Belgelendirme kararının gün sonuna kaldığı istisna durumlarda “İlk Yayın Tarihi” olarak, belgelendirme kararının alındığı tarihten bir sonraki günün tarihi yazılır. Belgenin kapsam ve adres değişikliği ya da transfer sebebiyle yeniden yayınlanması gereken durumlarda, “İlk Yayın Tarihi” olarak, önceki belgenin yayın tarihi baz alınır. Yayın tarihi ise IQM Belgelendirme ’nin, kapsam ve adres değişikliği ya da transferi onayladığı tarihtir. Her durumda belgenin geçerlilik süresi için, “İlk Yayın Tarihi” temel alınır.
      Belge düzenlenen kuruluşlar, LS.13 Belgeli Firmalar Listesi'ne kaydedilir.
       
      1. Belgenin Kullanılması
        IQM Belgelendirme yönetim sistem belgeleri, gözetim denetimlerinin olumlu sonuçlanması şartı ile (3) üç yıl süre ile geçerlidir. IQM Belgelendirme, politikasına bağlı olarak belgeleri 1 yıllık olarak vermektedir.
    Belgelerin, kullanımına ilişkin kurallar, IQM Belgelendirme ve kuruluş arasında karşılıklı olarak imzalanan FR.04 Belgelendirme Sözleşmesi'nde belirtilmiştir. Kuruluş, yapılan sözleşme ile bu sözleşmede belirtilen kurallara uyacağını taahhüt etmektedir. Kuruluşlar, sistem belgelerini sadece sözleşmede belirtilen kurallar çerçevesinde kullanabilirler. Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgelerin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir.
    1. Belgelendirmenin Sürdürülmesi Ve Gözetim Denetimleri
    IQM Belgelendirme, kuruluşun yönetim sistemi standardı şartlarını yerine getirmeye devam ettiğini göstermesini esas alarak belgelendirmeyi sürdürür.
    IQM Belgelendirme olarak verilen belgeler 3 yıllık verilir. Bu süre içerisinde Aşama 1 ve Aşama 2’ yi içeren ilk belgelendirme denetimi, karar tarihinden itibaren 12 ay geçmeyecek şekilde sonra yapılan 1. Gözetim tetkiki ve ilk belge tarihinden 24 ay sonra yapılan 2. Gözetim denetimi ile sağlanır. 1. Gözetim bildirimleri karar tarihinden en geç 10 ay sonra yapılır. Uygunsuzluk kapatma süreleri göz önüne alınarak denetlenen kuruluşlarca kabul edilmelidir.
    Belgelendirilmiş kuruluşlar; aşağıdaki hususlar sağlandığı sürece denetim ekibinin olumlu sonuç bildirmesine dayanarak belgelendirme ileri bir bağımsız gözden geçirmeye gerek olmaksızın sürdürülebilir kararını Belgelendirme Müdürü verebilir.
    Kapsam veya adres değişikliği sebebiyle yapılan denetimlere ait denetim raporları, ilgili dokümanlar ve ekleri  Belgelendirme Müdürü tarafından Belgelendirme Komitesine sunulur. Kapsam, adres değişikliğine ilişkin belge basım kararını yine Belgelendirme Komitesi alır.
    Unvan değişikliği talebinde ise gerekli evraklar yine Belgelendirme Müdürü ve/ veya Belgelendirme Komitesine sunulur ve komite onayından sonra yeni unvanı içeren belge basılır.
    Belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesine yol açabilecek uygunsuzluklar belirlenmesi durumunda Baş denetçi, belgelendirmenin sürdürülüp sürdürülmeyeceğini belirlemek üzere, ilgili denetim raporu ve eklerinin, Belgelendirme Komitesi’nde ele alınmasını talep edebilir.
    1. Yeniden Belgelendirme
    Belge geçerlilik süresi olan üç (3) yılın sonunda, kuruluşların yönetim sistemlerinin ilgili standardın gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının garanti altına alınması için yeniden belgelendirme denetimi gerçekleştirilir.
    Eğer kuruluş bildirim tarihinden itibaren 3 ay süresinde cevap vermez ve/veya belgenin devamını talep etmediğine dair yazı gönderir ise belgenin bitim süresi sonucunda belge iptal edilir.
    Belge Yenileme belgelendirme başvuru formundaki bilgilerde bir değişiklik varsa bu formlar kuruluş tarafından yeniden doldurulur.
    Kuruluş belge yenileme talebinde bulunursa, Kuruluşun yazılı talebi doğrultusunda belge yenileme denetimi gerçekleştirilir.
    Kuruluşun yönetim sisteminin kapsamında (örn: mevzuat değişikliği) önemli değişikler olması durumunda aşama 1 yapılabilir.
    Belge yenileme kararı, Belgelendirme Kurul tarafından; belge yenileme denetim sonuçlarına, belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesi sonuçlarına göre alınır.
    1. Belgenin Askıya Alınması
    Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda, (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:
    • Kuruluşun sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmemesi,
    • Denetim sırasında tespit edilen uygunsuzlukların ön görülen sürelerde kapatılamaması.
    • Denetlenen Kuruluşun belgelendirilmiş yönetim sisteminin, yönetim sistemi etkili olma şartları dâhil olmak üzere, Belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması,
    • Müşterinin belirlenen sıklıkta gözetim veya belge yenileme tetkiklerinin yapılmasını kabul etmemesi (müşteri onayının gecikmesine ilişkin nedenler bildirilmelidir.)
    • Belge verilen tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara vermesi
    • Müşteri talebi ile,
    • Grev, lokavt, tevsi, ve organizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama veya benzeri mücbir sebeplerden kuruluşun üretimini durdurması, gibi durumlarda kuruluşun talebi ile,
    • Belge tarihi esas alınarak kuruluşun devamlı gözetim denetimi tarihini erteleme talebinde bulunması sonucu Belgelendirme Kurulu kararı alınması ile,
    • Marka ve Logo kullanım şartlarına uymamak.
    • Belge veya tetkik ücretlerinin ödenmemesi
    Denetim sonucunda veya denetim yapılmaksızın belgenin askıya alınmasının önerilmesi durumunda askıya alma kararı, Belgelendirme Komitesi tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı, ilgili kuruluşa yazılı olarak bildirilir. FR.15 Askı Bildirimi Formu ile bildirim yapılır.
    Askıya almada, kuruluşun yönetim sistem belgesi geçici olarak geçersizdir. IQM Belgelendirme, kuruluşların belgesinin askıya alınması durumunda belgelendirmesinin tanıtımını / reklamını yapmamasını, yapılan FR.04 Belgelendirme Sözleşme Formu ile güvence altına alınmıştır.
    Kuruluşun buna uymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. IQM Belgelendirme uygun gördüğü diğer bütün tedbirleri alabilir.
    IQM Belgelendirme tarafından verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi durumunda, belgelendirme geri çekilir veya uygun kapsam daraltma yapılır.
    Kuruluşun, belgelendirme kapsamının bir kısmı için sürekli ya da ciddi olarak belgelendirme şartlarını yerine getirmemesi durumunda, IQM Belgelendirme, kuruluşun belgelendirme kapsamını, şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle bir daraltmada, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyum dikkate alınır. IQM Belglendirme web sitesi aracılığı ile askıya alınan, geri çekilen ve kapsamı daraltılan firmaları beyan eder.
    1. Belgenin Askı Halinin Kaldırılması
    Belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak IQM Belgelendirme’ ye bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır.
    Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile IQM Belgelendirme tarafından kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir.
    Askı halinin kaldırılması kapsamında gerçekleştirilen denetimin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir.
    Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan kuruluşun belgesinin askı hali kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin geri çekilmesi yoluna gidilir. Bu kararlar Belgelendirme Komitesi tarafından alınır.
    Belgenin askı halinin kaldırılması kuruluşa yazılı olarak bildirilir.
    1. Belgenin Geri Çekilmesi
    Belge iptali kararı yine Belgelendirme Komitesi tarafından alınmaktadır. Belge aşağıdaki durumlarda geri çekilir:
    • Kuruluşun talebi,
    • Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
    • Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,
    • Kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi,
    • Kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
    • Kuruluşun, askı süresi (6 ay) sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,
    • Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların devam ettiğinin belirlenmesi
    • Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması,
    • Kuruluşun denetimler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,
    • Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu,
    • Kuruluşun gözetim denetimini kabul etmemesi sonucu.
    • Teklif kapsamındaki ücretlerin ödenmemesi,
    • Kuruluşun denetimleri sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,
    • Belgenin geçerlilik süresi içinde, yapılan denetimlerde kuruluşun yönetim sisteminin uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi,
      Belgenin geri çekilmesi durumunda kuruluşun adı belgeli firmalar listesinden çıkarılır. Kuruluşun aşağıda belirtilen ve Belgelendirme Sözleşmesinde yer alan yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:
    • IQM Belgelendirme belge ve logosunun kullanımının durdurulması,
    • İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,
    • Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi,
    • Orjinal belge(ler)nin 15 gün içerisinde IQM Belgelendirme ‘ye ulaştırılması,
    • Belgenin geri çekilmesini takiben bir ay içerisinde kuruluşun, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir.
      IQM Belgelendirme, belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshine dair kararları, IQM Belgelendirme yayınlarında gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir. Belge geri alındığında bu kuruluşun adı belgeli kuruluşlar listesinden çıkarılır. Firma FR.16 İptal Bildirim Formu ile bilgilendirilir.
      Kuruluş, belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren belge ve logonun kullanımını durdurur. Kuruluş, sözleşme ile kendisine verilmiş her türlü belgeyi kendisine tebliğ tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde IQM Belgelendirme’ ye iade eder.
      Sözleşmesi fesih edilen kuruluşun yeniden başvurusunda;
    • Başvuru ve Doküman İnceleme ücreti alınarak başvuru ve denetim işlemleri ilk başvuruda olduğu gibi uygulanır.
    • Fesih tarihinden itibaren 30 gün dolmadan yeni başvuru işleme konulmaz.
      IQM Belgelendirme belgelendirilmiş kuruşların, belgelerinin geri çekilmesi üzerine müşterinin belgelendirme statüsüne atfın reklam işlerinde kullanamaz aksi durumda sözleşme gereği cezai işlem uygulanır.
      1. Belgenin Pasif Durumu
        Yeniden belgelendirme denetimlerinde belgelendirme süreci belge geçerlilik tarihi dolduktan 6 ay sonraya kadar uzatılabilir. Ancak bu 6 aylık sürede firmanın belgesi pasif durumda olacaktır. Belgenin pasif olarak kabul edilebilmesi için firmanın yeniden belgelendirme denetim sürecini başlatmış olması ( en azından yeniden belgelendirme teklifinin kabul edilmesi ) gerekmektedir. Aksi takdirde belge iptal sayılacaktır. Her durumda yeniden belgelendirme karar tarihi 6 ay içinde alınmış olmalıdır.
        Belgenin pasif olarak kabul edildiği durumlar;
    • Belge yenileme faaliyetleri başlatılmış ancak, geçerlilik tarihi dolmadan önce bitirilememiş ve karar tarihi belge geçerlilik tarihinden sonra olduğu durumlar,
    • Belge yenileme faaliyetleri ilk karar tarihine kadar bitirilmiş ancak yeniden belgelendirme karar tarihi geçerlilik tarihinden sonra olduğu durumlar,
      Yukarıdaki her iki durumda da ilk belge yayın tarihi baz alınarak işlem yapılır. Belgelendirme süreci devam ettirilir.
      Pasif olarak kabul edilen belge için yeniden belgelendirme süreçleri 6 ay içinde tamamlanması durumunda belgenin üzerinde aşağıdaki bilgiler de yer alacaktır.
      - Mevcut belgelendirme çevrimi başlangıç ve bitiş tarihleri
      - Belge yenileme tetkiki tarihiyle birlikte, son belgelendirme çevrimi bitiş tarihi
      Yukarıdaki bilgiler doğrultusunda belgelendirme ilk yayın tarihi de belirtileceğinden belge çevriminde oluşan pasif durum belge üzerinde görülecektir.
      NOT: Pasif durumdaki bir belgenin, belgelendirme süreci veya yeni karar tarihi belge bitiş sürecinden 6 ay fazla uzaması durumunda ilgili belge iptal olarak değerlendirilir. Firmanın 6 ay sonunda belge talep etmesi durumunda firma yeni başvuru olarak değerlendirilecektir.
      Pasif duruma alınan belge için firma sorumlulukları;
    • Kuruluş, belgenin pasife alınması ile belge ve logonun kullanımını durdurur.
    • Belgenin pasif olduğu süre içinde belgeye ait haklardan faydalanamaz.
      1. KAMUYA AÇIK BİLGİLER
        IQM Belgelendirme, çalıştığı tüm coğrafi bölgelerde, aşağıdaki konulardaki bilgileri talep olmaksızın internet sitesi üzerinden kamuya açık hale getirmiştir.
    • Tetkik prosesleri (Belgelendirme Prosedürü, Denetim Planlama ve Gerçekleştirme Prosedürü vs )
    • Belge verme, belge vermeme, belgeyi sürdürme, belgeyi yenileme, belgenin askıya alınması, belgenin geri çekilmesi veya iptal edilmesi, belgelendirme kapsamının genişletilmesi ya da daraltılması için prosesleri,
    • Çalıştığı yönetim sistemi tipi ve belgelendirme programını,
    • IQM Belgelendirme adını ve belgelendirme işareti veya logosunun kullanımını,
    • Bilgi, şikayet ve müracaat isteklerinin ne şekilde ele alınacağı ile ilgili prosesleri,
    • Tarafsızlık Politikasını
    • Faaliyet sürdürdüğü coğrafi bölgeler,
    • Verilen belgenin durumu,
    • Belgelendirilmiş belirli bir müşterinin, adını, ilgili normatif dokümanı, kapsamı ve faaliyet gösterdiği coğrafi alan,
      1. BELGELENDİRME ŞARTLARINDAKİ DEĞİŞİKLİKLERİN DUYURULMASI
    IQM Belgelendirme, belgelendirilmiş müşterilerine, belgelendirme şartlarında olan her bir değişikliğinin uygulanma gerekliği dikkate alınarak 2 ay içinde her bir belgelendirilmiş müşterilere e-mail, posta, fax vb. yollarla duyurur. Duyuru kayıtları kayıtların kontrolü prosedürüne uygun saklanır.
    REVİZYON BİLGİLERİ
    Rev. No Revizyon Tarihi Revizyon Açıklaması
     00  07.04.2016 İlk Yayın.
     01  24.04.2017 05/09 syf uygunsuzluk kapatma süresi 1 ay olarak değiştirildi.Müşteri Talebi ile askı gerekçesi eklenmiştir.
     02  02.01.2018 Uygunsuzluk kapama süreleri tanımlamaları kaldırıldı.